Заказ звонка
* Представьтесь:
* Ваш телефон:
Сообщение:
* - поля, обязательные для заполнения
Заказать звонок

 

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ

Что нам мешает работать более эффективно?

«Не путь делает человека, а человек делает путь»

                                                                                                                                                                     Конфуций

 

 

Поговорим о самом ценном – нашем времени.  Уверена, что каждый, хотя бы раз в жизни, говорил себе: «Еще часок и я успею», «Еще один день и я все закончу, подготовлюсь, выучу». Время нельзя повернуть вспять, но можно проанализировать и сделать выводы.

В тайм-менеджменте есть понятие поглотителей времени или хронофагов.

Хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени) —термин обозначающий любые объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).

Поглотители времени могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (компьютерные игры, телевизор, др.)

 

К самым часто встречающимся поглотителям относятся:

нечеткая постановка цели;

отсутствие приоритетов в делах;

плохое планирование рабочего дня;

личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

неэффективное хранение документов и другой информации;

отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры;

отсутствие самодисциплины;

неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту;

синдром «откладывания»

интернет

Одним из основных способов выявления поглотителей времени является хронометраж — изучение затрат времени путем фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Именно этому посвящена одна из глав книги Глеба Архангельского «Тайм драйв. Как успевать жить и работать».

Давайте рассмотрим более подробно.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел Петров, обсудили  внешнюю обстановку

11.15 — вернулся к отчету

Сначала вы будете забывать про ведение учета.  В этом нет ничего страшного, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о хронометраже. В считанные дни выработается привычка, и учет станет постоянным.Таким простым способом вы получите портрет своего дня. Лучше всего провести хронометраж одной недели или двух, для того, чтобы получить объективные показатели.

Хочу отметить, что сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализировать полученные данные, уже весьма полезен. Он создаст некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. Не переживайте, не спешите немедленно все исправить, не стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда.

Теперь, когда у вас есть объективный «портрет дня» перейдем к самому важному – подсчету. Как говорится в одной из управленческих поговорок: « Хочешь управлять – измерь». Она справедлива и в ежедневной работе каждого человека.

Для формирования некоторых измерителей нам будут необходимы данные хронометража, по таким вопросам как:

 —Количество (или процент) времени потраченный на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20– 30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70%.)

 —Количество времени, потраченное  на задачи, которые в принципе можно делегировать, но почему-то делаются самостоятельно? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.)

—Процент времени, потраченный  на поглотители? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями сплошного хронометража его удается снизить до 10–20%.)

 Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые могли бы делегировать и  поглотителям. К примеру:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет ( Приоритетное)

 9.35 — зашел Петров, обсудили внешнюю обстановку (Поглотители)

 11.15 — вернулся к отчету (Приоритетное) и т.д.

Теперь подсчитайте, сколько времени у вас получилось по каждой  категории. Например, приоритетные долгосрочные (Пр.) — 2 часа 30 минут; поглотители (Погл.) — 1 час 45 минут. Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый день отмечать эти показатели на графике.По горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выраженный в часах либо минутах.

Человек так устроен, что, как только вы начали наглядно фиксировать некоторый количественный показатель, он сам начнет изменяться в лучшую сторону. Время на поглотители начнет снижаться, время на приоритетные задачи — повышаться. Наглядность изменения показателя на графике будет подталкивать вас к тому, чтобы этот показатель улучшался.

Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, и ваша работа станет еще более эффективной.

О том, как грамотно использовать резервы своего времени читайте в следующей статье.

 

Материал подготовила Анна Кобелева

 

 

Статьи по теме:

Как научиться управлять своим временем

7 работающих советов: как доводить начатое до конца

10 практических советов по планированию времени

Почему в сутках только 24 часа или что я делаю не так

Основные методы планирования

Поглотители времени